Valstybės ir savivaldos institucijos, įstaigos, įmonės ir organizacijos dokumentų blankus rengia pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintas Dokumentų rengimo taisykles (suvestinė redakcija 2015-08-06).  Dokumentų blankų pavyzdžių rasite taisyklių prieduose.

Atkreiptinas  dėmesys į šiuos rašybos dalykus:

1. Kabutės pagal lietuviškąją tradiciją rašomos tokios: atidaromosios ( „ ), uždaromosios ( “ ), t.  y.  „ABC“ (apačioje devynetukai, viršuje – šešetukai).

2. Sutrumpintų žodžių gale rašomas taškas, ne pasvirasis brūkšnys, pvz.: asmens kodas – a. k. (ne a/k), atsiskaitomoji sąskaita – a. s. (ne a/s) ir pan.

3. Tarp sutrumpinimų, kaip ir tarp pačių žodžių, daromas tarpas, todėl ne a.k., A.V. (antspaudo vieta), t.t. ir pan., o a. k., A. V., t. t. ir pan.; jei trumpinamas asmens vardas, po vardo raidės taip pat daromas tarpas, pvz., J. Petraitis (ne J.Petraitis), dokumentuose reikėtų vartoti visą vardo ir pavardės formą.

4. Žodžių junginį elektroninis paštas galima trumpinti taip: el. paštas, el. p., e. paštas, e. p. Tarp santrumpų būtini tarpeliai. Prieš vieną interneto ar elektroninio pašto adresą dvitaškis nerašomas.

5. Data trumpuoju būdu rašoma skaitmenų grupes skiriant brūkšneliais, pvz., 2005-06-10.  

6. Tekstą skaidant eilutėmis, eilučių gale galima nevartoti skyrybos ženklų, pvz., (asmens kodas rašomas atskiroje eilutėje, todėl gali būti neišskirtas kableliais ar skliaustais):
Jonas Petraitis
a. k. xxxxxxxxx

200.. m. ………….. … d. baigė …………………. tobulinimosi kursus.

7. Žymint turinio pastabas – kas kurioje eilutėje, vietoje įrašytina, tekstas po tuščia eilute rašomas skliaustuose pradedant mažąja raide (1 var.), o kai rengiamas tik blanko pavyzdys ir tuščios eilutės nenaudojamos – didžiąja raide (2 var.), pvz.:

1 var.

Direktorius                 ………………………                          ……………………………….

                                        (parašas)                                      (vardas, pavardė)
                 A. V.

2 var.

Direktorius                       (Parašas)                                      (Vardas, pavardė)

                 A. V. 

8. Jei dokumentą pasirašo moteris, pareigų pavadinimas turi būti taip pat moteriškosios giminės, pvz.: Direktorius Jonas Petraitis, bet Direktorė Janina Petraitienė.

9.Teksto pradžioje vengtinas pasakymas Šiuo pažymima, kad… – dokumento pavadinimas (pažymėjimas, diplomas, liudijimas) pats daug ką pasako, todėl patartina formuluoti, pvz., taip: Jonas Petraitis, a. k. xxxxxxxxxxxxx, Vilniaus Jeruzalės darbo rinkos mokymo centre 2014-02-06 baigė Vairuotojų mokymo programą, valstybinis kodas xxxx.

10.Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo (paskirtas į pareigas), tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:

L. e. direktoriaus pareigas                           (Parašas )                                 (Vardas, pavardė)

Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas, kol vadovas serga, išvykęs ar kt.), parašo rekvizite nurodoma, pvz.:

Savivaldybės mero pavaduotojas,

pavaduojantis merą                                    (Parašas )                                   (Vardas, pavardė)

Parengta remiantis Valstybinės lietuvių kalbos komisijossvetainės informacija