Pirmą kartą dokumentuose minimas pavadinimas ar žodžių junginys negali būti trumpinamas. Jei jis bus minimas daugiau kartų, po nesutrumpinto pavadinimo ar kito žodžių junginio skliausteliuose nurodomas sutrumpinimas, pvz., organizaciniai tvarkomieji dokumentai (OTD).

Netrumpinami žodžiai: 

Lietuvos Respublika, Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Vyriausybė.

Prie įstatymų pavadinimų žodžių Lietuvos Respublikos rašyti nebūtina, pvz.: Valstybinės kalbos įstatymas.

Dokumentų tekste paprastai vartojamas žodis procentas (proc.), o ne matematinis simbolis %.

Tame pačiame tekste žymėjimai turi būti vienodi, t. y. išreikšti arba žodžiais, arba skaičiais.

Dokumentuose galima vartoti tik oficialiai įteisintus (standartinius) sutrumpinimus.

Žodžiai grafiškai trumpinami pagal šias taisykles:

1. Rašomas pirmasis, rečiau du pirmieji skiemenys ir po jų einančio kito skiemens visos priebalsės iki balsės, pvz.:

al. – alėja

aps. – apskritis

doc. – docentas

ež. – ežeras

faks. – faksas

gerb. – gerbiamasis, -oji

ir pan. – ir panašiai

mot. – moteris

pav. – paveikslas

prof. – profesorius

saviv., sav. – savivaldybė

sen. – seniūnija, seniūnas

vyresn. – vyresnysis, -ioji

vyr. – vyriausiasis, -ioji; vyras

2. Rašoma viena ar kelios pirmosios (kartais ir ne iš eilės einančios) žodžio priebalsės arba žodžio pradžioje esanti balsė, pvz.:

a. – aikštė

a. s. – atsiskaitomoji sąskaita (atsisk. sąsk., atsisk. sąskaita) (ne a/s)

b. k. – banko kodas

dr. – daktaras (mokslų)

ir t. t. – ir taip toliau

l. e. p. – laikinai einantis (-i) pareigas (pvz., l. e. direktoriaus pareigas J. Petraitis)

m., mst. – miestas

m. m. – mokslo metai

mstl. – miestelis

pr. Kr. – prieš Kristų

pvz. – pavyzdžiui; pavyzdys

t. y. – tai yra

vlsč. – valsčius

Vt. – vietininkas (paradigmoje)

žr. – žiūrėk

3. Rašoma pirmoji žodžio raidė ir po brūkšnelio paskutinysis skiemuo. Šis trumpinimo būdas mažai naudojamas. Pvz.:

b-ka – biblioteka

b-vė – bendrovė

d-vė – dirbtuvė

d-ja – draugija

i-tas – institutas

k-tas – komitetas

l-kla – leidykla

m-ja – ministerija

m-kla – mokykla

t-ba – taryba

v-ba – valdyba

Žmonių vardai grafiškai trumpinami rašant vieną didžiąją pirmąją raidę (taip pat ir dviraidžius dz, dž), rečiau – pagal kitas trumpinimo taisykles (išskyrus 3 p.), pvz.: J. Biliūnas, M. K. Čiurlionis; Dz. Jokštys, Dž. Verdis; Just. Marcinkevičius.

Pastaba. Vardas Stasys trumpinamas S., ne St.; Bronius – B., ne Br.

Sudėtinių vietovardžių be reikalo trumpinti nederėtų, pvz., N. Akmenė (– Naujoji Akmenė), D. Britanija (– Didžioji Britanija).

Pastabos:

1. Tarp dviejų sutrumpinimų ar sutrumpinimo ir po jo einančio žodžio paliekamas tarpelis, todėl, pavyzdžiui, A.V. (= A. V.) t.y. (= t. y.), J.Petraitis (= J. Petraitis).

2. Teksto pradžioje arba po taško sutrumpinimas rašomas didžiąja raide, pvz., Dr. J. PetraitisHabil. dr. P. JonaitisProf. habil. dr. J. Onaitis.

4. Santrumpos, po kurių nededamas taškas:

cal – kalorija

cm – centimetras

ct – centas

cnt – centneris

g – gramas

ha – hektaras

h – valanda

kcal – kilokalorija

kg – kilogramas

km – kilometras

Lt – litas

l – litras

m – metras

ml – mililitras

mm – milimetras

min – minutė

mg – miligramas

s – sekundė

t – tona